河北省高级人民法院主办
首页法院概况新闻中心法学思想法官风采法苑文化普法天地法律法规审务公开庭审直播执行公开

 

浅谈法院档案管理工作

作者:档案室 姚兰菊  发布时间:2014-10-31 10:43:40



法院的档案工作是国家档案工作的重要组成部分,它既是人民法院审判、执行活动的真实记录,也是社会的宝贵财富。人民法院档案工作既是基础工作,也是保障工作,它是展示人民法院审判历史面貌的重要凭证,也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。在我国经济社会高速发展的今天,法院档案的拥有量和使用量日益增多,这也对法院的档案管理工作也提出了更高要求。我们人民法院的档案管理工作也必须步入一个新的阶段,在新形势下我们要在充分认识基层人民法院档案工作的特点及存在的问题基础上,把法院档案管理工作纳入科学化、规范化、制度化、便捷化的轨道,使其更好地为审判工作服务,更好地推动法院各项工作的顺利开展。
一、法院档案管理工作的特点
该院的档案主要由三部分组成:一是行政文书档案;二是诉讼文书档案;三是会计档案。诉讼文书档案是专业性很强的档案,所以我们法院的档案管理工作就有以下几个特点:
(一)法院档案管理工作是一项保护法院诉讼活动记录的重要工作。这些档案是记录和反映法院工作活动的珍贵资料,大部分材料只有一份,是手抄本,因此,是孤本,一但丢失或损毁,将造成无法补救的损失。
(二)其保管的诉讼档案专业性强,使用频繁。特别是国家公安、安全机关在打击犯罪、维护社会治安和国家安全的工作中,需要经常查阅有关的刑事诉讼档案,以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。
(三)保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进,诉讼档案数量不断增多,一直居全国各个系统之首;并且根据《人民法院档案管理办法》的规定,诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。
(四)纸质档案与电子档案并存。随着全国法院审判信息管理系统的启用,滦平县法院正在将案件信息录入电脑,事实上,形成了电子档案与纸质档案并存的局面。
二、法院档案管理工作存在的问题
随着我国法制建设的深入,人们法律意识的提高,申诉、再审案件的数量迅速上升,档案的使用量也急剧增加,而在借阅档案过程中凸现的问题也越来越多,为了更好的发挥档案信息资源作用,法院档案室必须面对现实,积极寻求有效的解决途径,加强档案现代化管理,推进“便民诉讼”。
(一)对电子档案信息化建设不够重视。由于我国普法教育的深入以及《诉讼费用交纳标准》的颁布实施,人民群众运用法律武器保护自己的合法权益的意识不断增强,到法院诉讼的成本和门槛也大大降低,直接导致诉至法院的案件数量大幅度上升,档案数量也随之急速增长,如果法院对此没有引起足够的重视,虽然配备了电脑,却没有形成完整的电子档案,很多时候仍然在使用纸质档案,即使把案件内容及时准确的录入到了电脑中,既不备份也不存档,一旦电脑出现故障、网络出现问题,很容易损毁、丢失,造成不可挽回的损失。

    (二)档案管理人员专业性、网络技术知识不强,很难适应未来专业化、网络信息化要求。法院诉讼档案是一种专业性十分强的档案,现有人员专业毕业的人员,缺乏专业技术知识,很难适应档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用,对进一步研究和探索档案管理工作,促进档案管理工作发展有一定的局限性。
(三)档案管理规定落后,缺乏制度化。现在实施的《人民法院档案管理办法》是最高人民法院于1991年制定的,随着社会经济的高速发展,该管理办法与审判工作实际已不相适应,对档案的收集、整理都缺乏相应的制度参照,导致档案的材料漏失现象严重。
三、法院档案管理进程的应对措施
(一)加快纸质档案电子化进程。电子档案和纸质档案共存已经有目共睹,但是电子档案相对来说更稳定、更方便,更有利于长期保存和提供利用,为此应该建立两套制管理,更好的方便档案的合理使用,一是要提高对原始纸质档案的录入速度,逐步实现软件管理;二是要实现档案管理设施的升级,对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代,科学的管理好新型档案材料;三是要规范电子档案的归档管理,一般以保存两套同版本的电子文件为宜,一套由档案管理部门统一保管,另一套由相关业务部门保管。在硬件管理上,也需要特殊的保管设施和环境,温度应保持在17-20度之间,相对湿度保持在35-40% 之间,还要有防磁设施等等。
(二)加强领导,提高档案人员的素质。对档案工作认识重视程度和意识态度对法院开展档案管理工作的效果影响是起着决定性作用的,为此作为法院档案工作者应着重从以下几个方面积极能动的、有效地强化机关管理人员的档案意识,从而推动档案管理工作的良性发展,一是要将档案管理工作列入法院议事日程;二是要适时组织有关人员到档案行政管理部门组织的档案人员培训班学习,进一步提供档案人员的能力水平,促进档案的规范化、标准化、现代化管理;三是引进人才,招聘一批具有专业知识的毕业生或引进一批专业技术人员到档案队伍中来,从整体上提高档案人员专业素质,坚持档案工作的改革创新,积极探索运用现代科学技术手段开展档案工作的新方法,不断提高档案工作实效,保证档案工作的可持续发展。
(三)加强制度建设,实现长效管理。加强制度建设,规范档案管理,是科学管理档案工作的保证。一要规范工作规程,依据《档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求,严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范工作规程;二是要实行报结案审查制度,每月报结案的同时应将案卷材料整理装订后送审判监督庭审查;三要确定归档限期制度,严格办理诉讼案卷移交手续,编制归档目录,做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范;四是要实行借卷登记审批制度,制定一套借阅、查阅档案规定,严格诉讼档案的管理,对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、件数等信息输入数据库;五要规范通报制度,不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况在法院公示栏进行全院通报。
(四)加强基础工作,实现档案工作便民。加强档案基础管理工作,是加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的基础,为此需要做到以下几点,以体现法院档案工作的司法便民。一是要进一步加大软硬件设施建设,配备必要的扫描仪,打印机、复印机等,实现档案工作的便捷,提高档案管理水平的物质条件;二是统一分类号,保证准确检索;三是用关键词代替主题词,简化查找实际,提高效率。
随着社会经济的飞速发展,各种冲突不断涌向法院,导致档案数量日益增多,档案内容也是日益丰富,档案信息载体多样,对法院档案管理人员的素质要求也是越来越高。要使法院的档案管理符合和推进“司法便民”的理念,必须加强档案人才的培养,提高档案人员的素质,让他们既具有扎实丰富的档案管理知识,又能熟悉法院的工作流程,对各种法律有所了解,不断提高政策理论水平学习,不断更新知识结构、不断开阔眼界,努力成为服务科学发展,为社会所需要的合格的档案管理人员,保证法院档案工作长效良性的发展。

 

 

关闭窗口


Copyright©2010 All right reserved 河北省高级人民法院 版权所有   冀ICP备10016685号